Einschränkung und Abkündigung des POP3-Zugangs zur Uni-E-Mail

In den letzten Wochen haben wir an der Universität eine ungewöhnlich starke Auslastung des E-Mail-Servers festgestellt bis hin zur Einschränkung seiner Verfügbarkeit. Analysen haben ergeben, dass insbesondere sehr aggressive Zugriffe von Gmail-Clients über das POP3-Protokoll hierfür verantwortlich waren. Offensichtlich haben etliche Nutzer versucht, ihre Uni-Mail mit Googles Mail-Client zu lesen.
POP3 ist ein stark in die Jahre gekommenes Protokoll, um Mails vom Server abzurufen. Unter Umständen kommt es dabei zu sehr starker Belastung des Servers, insbesondere dann, wenn die Postfächer sehr groß werden. Wenn nun viele Clients mit hoher Wiederholungsrate auf den Server zugreifen, kann dieser in die
Knie gehen - und genau diese hohe Wiederholungsrate ist bei Gmail Standard.
Aus diesen Gründen haben wir den POP3-Zugriff auf unsere Mail-Server so weit beschränkt, dass nur noch von innerhalb des Campus-Netzes darauf zugegriffen werden kann, nicht mehr von externen Web-Mailern.
Als Alternative empfehlen wir ohnehin den Zugriff auf den Mail-Server mit dem wesentlich leistungsfähigeren und moderneren Protokoll IMAP, das auch von den meisten Mail-Programmen unterstützt wird. Unsere Konfigurationsanleitungen verweisen auch durchgehend auf dieses Protokoll:
https://www.hiz-saarland.de/dienste/email/
Auch für E-Mail-Nutzer am Campus empfehlen wir, ggf. von POP3 auf IMAP umzusteigen - voraussichtlich zum Jahresende werden wir das veraltete POP3-Protokoll abschalten. Über die Details informieren wir wie immer in der HIZ-Info und auf unserer Webseite. Für die Benutzer an der HTW gelten diese Änderungen bis auf weiteres nicht - wir arbeiten aber auch dort an einer Modernisierung der E-Mail-Infrastruktur.

Konfigurationstipps für die E-Mail

Außer dem oben erwähnten Empfangsprotokoll IMAP sollten noch ein paar weitere Konfigurationstipps für die E-Mail beachtet werden:

• Nutzen Sie auch zum Versand von E-Mails eine Authentifizierung (sprich Kennung und Passwort), zumindest dann, wenn Sie sich nicht am Campus befinden. In den E-Mail-Programmen findet man diesen Punkt unter "SMTP" oder "Versendeserver". 
• Verwenden Sie aus Sicherheitsgründen verschlüsselte Verbindungen. Das Stichwort lautet hier SSL, TLS oder "sichere Verbindung". 
• Bewegen Sie gelesene E-Mails aus dem Eingangspostfach heraus, damit dieses nicht überläuft. Neben Server-basierenden Ordnern (bei IMAP) können Sie auch lokale Ordner anlegen, deren Datensicherung liegt dann aber in Ihren Händen.

Auf der sicheren Seite liegen Sie, wenn Sie unsere Konfigurationsanleitungen beherzigen, wie wir sie auf unserer Webseite zum Thema E-Mail bereitstellen: 
https://www.hiz-saarland.de/dienste/email/

Zutritt zu den Serverräumen des HIZ

Zur Gewährleistung der Betriebssicherheit erfolgt der Zutritt zu den HIZ-Serverräumen in den Gebäuden E1 1 und E1 2 ab dem 1.8.2018 in der Regel nur noch in Begleitung durch HIZ-Personal.

Die Zugangszeiten sind Montag bis Freitag, von 8:00 bis 17:00 Uhr. Termine zum Tausch von Hardware-Komponenten oder sonstigen Wartungsarbeiten müssen daher rechtzeitig (Vorlauf mindestens ein Werktag, 24 h) mit dem HIZ abgesprochen werden. Nutzen Sie hierzu bitte eine formlose E-Mail an housing(at)hiz-saarland.de

Außerhalb der Arbeitszeiten des Hochschul-IT-Zentrums kann in Ausnahmefällen oder - nach vorheriger Absprache mit dem HIZ - eine Zutrittskarte in der Störmeldezentrale (Tel.: 0681/302-2242) der Universität des Saarlandes abgeholt werden. Hierzu müssen die Nutzer der Rechnerräume die berechtigten Personen im Vorfeld an das HIZ gemeldet haben.

Als Betreiber von Servern in den Rechnerräumen des HIZ erhielten Sie kürzlich ein Anschreiben, mit dem Sie diese Personen benennen können. Außerdem aktualisieren wir in diesem Zuge die Inventarisierung untergebrachter Hardware. 

Wartungs-Hinweise des HIZ - bitte beachten

Gelegentlich muss auch der beste Server mal neu gestartet, die zuverlässigste Software aktualisiert werden. Leider ist dies oft damit verbunden, dass der betroffene HIZ-Dienst temporär nicht funktioniert. Daher lohnt es sich, vor Öffnen eines Tickets oder einem Anruf beim HIZ kurz auf unsere Homepage zu schauen: https://www.hiz-saarland.de

In der Rubrik HIZ@Work (2. Spalte von links) informieren wir über geplante Wartungsarbeiten, in der Rubrik Störungen (rechte Spalte) über aktuell anstehende Probleme mit unseren Diensten. Ein Tipp: Oftmals finden unsere Wartungsarbeiten mittwochs statt. Noch ein Tipp: Unsere Meldungen können über die Adresse www.hiz-saarland.de/index.php?id=425&type=9818 als News-Feed abonniert werden.