Mehr Vorsicht - bitte auch bei der HIZ-Info!

Beim Versand der letzten HIZ-Info Anfang Oktober ist uns ein Fehler unterlaufen. Das Zertifikat, mit dem die E-Mail signiert wurde, hat nicht zum Absender gepasst. Es sollte von allen halbwegs modernen E-Mail-Clients eine Meldung gegeben haben, dass da etwas nicht stimmt.
Erstaunlicherweise haben sich genau 2 (in Worten: zwei!) Leser*innen gemeldet, denen diese Unstimmigkeit aufgefallen ist. Daraus ließen sich jetzt verschiedene Schlüsse ziehen:

- Wir haben nur zwei Leser*innen. Das wäre für unser Egos schon arg schlimm - und es ist auch zweifelhaft, kommen doch des öfteren Rückmeldungen auf die Artikel in der HIZ-Info.
- Kaum ein Mensch kümmert sich um die E-Mail-Signierung durch Zertifikate.

Es steht zu befürchten, dass tatsächlich der zweite Fall eingetreten ist.

Daher unsere Empfehlung: Wenn bei einer Mail ein fehlerhaftes Zertifikat gemeldet wird, betrachten Sie diese Mail mit äußerstem Misstrauen. Sie könnte gefälscht sein. Vergewissern Sie sich gegebenenfalls beim Absender, ob diese Mail wirklich von ihm versandt wurde.

Dokumentenmanagement an der UdS

Die Akte als Aufbewahrungsort zur Dokumentation von Informationen und Vorgängen hat eine lange Tradition. Bereits seit dem Mittelalter wurden Akten z.B. in Form der Kirchenbücher geführt. Seit dieser Zeit diente Papier als Medium zum Abbilden von Wort und Bild. Im fortgeschrittenen 21. Jahrhundert erscheint es nicht mehr zeitgemäß weiter auf dieses aus heutiger Sicht mit einigen Nachteilen behaftete Medium zu setzen. Durch die Digitalisierung stehen viele neue Möglichkeiten der Aktenverwaltung zur Verfügung, die Komfort und Zeitersparnis mit sich bringen. Davon will nun auch die Universität weiter profitieren.

Nach erfolgreicher Einführung der elektronischen Personalakte an der UdS [1] soll das System auf weitere Vorgangsformen und Akten in der UdS-Verwaltung übertragen werden. Dafür wurde das Dokumentenmanagementsystem (DMS) d3 des Herstellers d.velop beschafft und in den Rechenzentren des HIZ aufgebaut.

Nachdem ein wichtiger Meilenstein, den der Migration der Personalakten vom Universitätskrankenhaus zur UdS, nun abgeschlossen ist, wird das DMS von der Stabsstelle für Digitalisierung und Nachhaltigkeit in Zusammenarbeit mit dem HIZ auf weitere Aktenarten ausgerollt. Mit Hilfe von individuell konfigurierbaren Workflows im d3 können zukünftig auch Arbeitsabläufe volldigital abgebildet werden.

[1] <https://www.uni-saarland.de/projekt/digitalisierung/digitalisierung-in-der-verwaltung/epersonalakte.html>

SLCM SL: hochschulübergreifendes Campus-Management-System

Nachdem die HfM Saar (Hochschule für Musik) als zweite Hochschule im Sommer 2020 in den Live-Betrieb ging, konnte im Herbst neben dem Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren an der UdS auch die Online-Immatrikulation an der HfM mit SIM durchgeführt werden.

Aktuell arbeiten die Projektbeteiligten an weiteren Meilensteinen:

1) Öffnen der Bewerberportale an UdS und HfM Saar im Dezember 2020
2) Vorbereitung der Produktivsetzung des Online-Studierendenportals der HfM Saar Anfang 2021
3) Seit Mitte Nov. erste Tests Prüfungsmanagement ("Beta-Tests") durch alle vier Projekthochschulen
4) Vorbereitung der Flächentests Prüfungsmanagement für 2021

Neuer Web-Auftritt der SULB

(Gastbeitrag der SuLB)

Der Web-Auftritt der Saarländischen Universitäts- und Landesbibliothek war in die Jahre gekommen. Außerdem entsprachen einige Funktionalitäten nicht mehr dem bisherigen technischen Standard.

Daher sind die Seiten der SULB seit dem 1.12.2020 in einem neuen Gewand online. Das „Look and Feel“ entspricht nun im Wesentlichen dem der UdS.

Hier eine Übersicht der wesentlichsten Neuerungen:

- Unter „Bibliotheken der UdS“ findet sich ein Überblick über Öffnungszeiten, Ansprechpartner und Services der diversen Fachbibliotheken.

- Die wichtigsten Links zur Neuanmeldung, Fernleihe, Platzreservierung, DBIS etc. finden sich in Zukunft unter "Direkt zu" ebenfalls im oberen blauen Balken der Seite.

- Die Inhalte der meisten Seiten sind in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch verfügbar. Damit trägt die SULB zu der  vom Land und den Hochschulen forcierten Strategie des "Dreisprachigen Campus Saar" bei.

- Die Einstiegsseite "Medien finden" beinhaltet alle Informationen zur Ausleihe und zu Beständen, zu E-Books und E-Journals.

- Unter "Lernorte" ist alles zusammengefasst, was sich sowohl im Lernort der Zentralbibliothek als auch im virtuellen Lernort  "Moodle" abspielen kann. Dort sind  auch Angebote zu Führungen und Schulungen integriert.

- Unter "Service für die Lehre" finden (angehende) Wissenschaftler*innen Informationen zu den unterschiedlichen Publikationsmöglichkeiten, zur Universitätsbibliographie und Angebote für einen Semesterapparat bzw. zu Schulungen.

- Die Seite „Über“ bietet einen schnellen Zugang zu den verschiedenen Bereichen der Bibliothekslandschaft: eine kurze Einführung in die Bibliotheksstandorte Homburg und Saarbrücken, sowie erste Informationen zur Landesbibliothek und zum Literaturarchiv.

- Im Fußbereich der Seiten befinden sich Kontaktdaten der Zentralbibliothek, Formulare zum Downloaden und Rechtliches wie die Benutzungsordnung.

Link zur Seite der SULB:
<https://www.sulb.uni-saarland.de>

Ausfall diverser Systeme Anfang November

Ausgerechnet zum Semesterbeginn fielen vom 31.10.2020 bis zum 3.11. diverse vom HIZ zur Verfügung gestellte Serversysteme aus.

Was ist passiert?

Zum Verstehen der Problematik muss man wissen, dass kaum noch Server mit dedizierter Hardware betrieben werden, sondern die meisten Systeme als virtuelle Maschinen auf einer gemeinsamen Hardware-Plattform laufen, die aus Sicherheitsgründen auf mehrere Standorte verteilt ist. Die Systeme des HIZ befinden sich am Campus der UdS und im Rechenzentrum der Stadt Saarbrücken in Burbach (IKS).

Systeme an beiden Standorten verfügen jeweils über ein gespiegeltes Speichersystem. Das heißt, alle Daten werden zweifach gespeichert, so dass beim Ausfall von Speichermedien keine Daten verloren gehen.

Soweit die Theorie, die auch meist zutrifft...

Leider hat es am Standort IKS eine Abfolge von Defekten gegeben, die zum Totalausfall etlicher Dienste geführt hat.

Chronologie der Ereignisse:

- Samstag, 31.10., 23:00 Uhr:
Eine Hälfte des Spiegelsystems ("B") fällt aus, die zweite Hälfte ("A") übernimmt den Dienst alleine

- Sonntag, 1.11., 13:00 Uhr:
Auch System A - die zweite Hälfte des Spiegelsystems - fällt aus. HIZ-Mitarbeiter können es wieder in Betrieb nehmen und gegen 19:30 wieder alle Dienste online melden.

Anmerkung: Das HIZ hat keine Wochenendbereitschaft! Der Einsatz erfolgte auf persönlicher Initiative der Beteiligten.

- Sonntag, 1.11., ca. 22:00 Uhr:
Ein Teil von System A fällt erneut aus. Unglücklicherweise waren davon besonders wichtige Dienste des HIZ an UdS und HTW betroffen.

- Montag, 2.11.:
- Das zuerst ausgefallene System B kann mit einem Ersatzteil aus dem HIZ-Fundus wiederbelebt werden, allerdings fehlen ihm die zwischenzeitlich neu angefallenen Daten.
- Das teilweise fehlerhafte System A wird neu gestartet. Die Datensynchronisation wird angestoßen.

Die Wiederherstellung der Daten ist bei einem solchen System und den großen Datenmengen der Hochschulen recht zeitaufwändig. Daher wurde beschlossen, das für den Semesterstart immens wichtige Moodle-System der HTW auf die alternative Virtualisierungsplattform am Uni-Campus umzuziehen.

- Dienstag, 3.11.:
- ca. 2:30 Uhr: Zimbra läuft wieder
- 8:00 Uhr: Die Online-Lehre der HTW ist wieder verfügbar.
- 12:00 Uhr: Alle Dienste sind wieder verfügbar.
- 15:30 Uhr: Störung beendet.

An Hardware-Ausfall ist abschließend lediglich die Netzwerkkarte von System B zu beklagen, die Fehlerursache von System A ist nach wie vor nicht restlos geklärt, entweder handelt es sich um
ein Versagen der Treibersoftware oder um eine Überlasterscheinung.