Stand der Migration des HTW-Mail-Basis-Dienstes [HTW]

Die Migration der Mitarbeiter-Postfächer vom altgedienten Server itz-mail.htwsaar.de hin zum neuen Mail-Basis-Dienst mail.hiz-saarland.de [1] ist weiterhin im Gange.

Je nachdem, welche Servereinstellungen Sie verwenden und welcher Nutzergruppe Sie angehören, ist der Ablauf etwas anders als bisher organisiert. In den Fällen, in denen die Konfiguration des genutzten E-Mail-Programms angepasst werden muss, haben wir Sie bereits in den letzten Wochen angeschrieben. Wir werden Ihnen eine weitere Erinnerung zukommen lassen und bitten Sie, sich mit unseren Kolleg:innen in Verbindung zu setzen, bzw. die vorgeschlagenen Anpassungen selbst vorzunehmen.

Sollten Sie ohnehin in Betracht ziehen, in näherer Zukunft zur Groupware Zimbra zu wechseln, setzen Sie sich am besten ebenfalls zeitnah in Verbindung mit uns. So können wir doppelte Umstellungen vermeiden.

Links:
[1]: webmail.hiz-saarland.de

Digitalisierung der Prüfungsakten [UdS]

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Universität des Saarlandes stehen wir erfreulicherweise vor einem neuen Meilenstein, nämlich der Möglichkeit zur Digitalisierung der Prüfungsakten.

Die universitäre Richtlinie über Aufbewahrungsfristen, Aussonderung und Vernichtung von Akten schreibt vor, dass Prüfungsakten 50 Jahre in der Dienststelle aufzubewahren sind. Da niemand weiß, welche Dateiformate und Datenträger in 50 Jahren verwendet werden, muss bei der Digitalisierung der Akten entsprechend vorausgedacht und auf transparente, gut dokumentierte Techniken gesetzt werden.

Dabei setzen wir auf das Dokumenten-Management-System d3 der Firma develop, mit dem wir auch schon die Personalakten der UdS seit einiger Zeit archivieren.

In einem Pilotprojekt des Prüfungssekretariats der Philosophischen Fakultät mit dem HIZ und der Stabsstelle für Digitalisierung und Nachhaltigkeit, werden deren bereits digitalisierten Prüfungsakten von der HIZ Cloud in das revisionssichere d3 migriert und in einem zukunftssicheren PDF-A-Format auf Langzeitspeichern archiviert.

Neben der revisionssicheren Langzeitspeicherung erhält die Philosophische Fakultät damit auch die Möglichkeit, die Prüfungsakten mit einer Aktenstruktur, Dokumenttypen und relevanten Metadaten zu hinterlegen, so dass eine spätere Einsicht der Akten durch eine voll umfängliche Suchfunktionen auf einfachem Wege gegeben ist.

Langfristig soll damit ein ersetzendes Scannen der Prüfungsakten ermöglicht werden und das Papier weitestgehend entfallen.

Fahrplan zur Weiterentwicklung des ERP-Systems [UdS]

Als eine der ersten Universitäten Deutschlands betreibt die Universität des Saarlandes seit 1999 ein SAP ERP-System zur Unterstützung der Verwaltungstätigkeiten. Nachdem das System jetzt über 20 Jahre im Einsatz ist und der Support für SAP ERP ausläuft, steht eine umfassende Modernisierung an. Die Möglichkeiten, die sich mit der Produktwelt rund um das Nachfolgeprodukt SAP S/4HANA anbieten, wurden u. a. durch Kollegen aus dem Digitalisierungsteam, den betroffenen Dezernaten, dem HIZ sowie der Stabsstelle für Digitalisierung und Nachhaltigkeit untersucht.

Es ist ratsam, jene Bereiche, die besonderes Verbesserungspotenzial bieten, vorzuziehen und die spätere Umstellung von SAP ERP auf das neue SAP-Verwaltungssystem S/4HANA zu entzerren. Da bei der Zeiterfassung Handlungssnotwendigkeit besteht (Ausfall von Zeiterfassungsterminals und Ermöglichung der Zeiterfassung beim mobilen Arbeiten), wird zunächst SAP SuccessFactors eingeführt. Hier konnte  insbesondere die enge Verzahnung vieler Personalthemen, aber auch die einzelnen bereitgestellten Funktionen die Fachabteilung überzeugen.

SuccessFactors wird sowohl die Zeiterfassung unterstützen als auch in einem späteren Schritt weitere Prozesse wie z. B. die Urlaubsbeantragung ermöglichen. Auch sollen Funktionen bereitgestellt werden, damit Mitarbeitende selbstständig ihre persönlichen Daten, wie eine neue Wohnadresse, ändern können (sog. Self Services). In einer weiteren Ausbaustufe werden auch Bewerbungsprozesse und sog. Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende unterstützt.

Ein weiterer Meilenstein des Digitalisierungsfahrplans wird die Einführung von SAP Ariba als Beschaffungsplattform für die UdS sein. Unter Federführung unseres Beschaffungsdezernats wird an zentraler Stelle nach und nach eine Art interner Webshop mit digitalen Katalogen (z. B. mit Artikeln des regelmäßigen Bedarfs) angeboten werden. So können Kostenvorteile für den ganzen Campus zugänglich gemacht werden und für unsere einkaufenden Kolleginnen und Kollegen wird ersichtlich sein, in welchem Status sich ihre Bestellung befindet. Die Einrichtung dieses Beschaffungsprozesses wird sich durch die systematische
Erfassung der Bestellungen und Wareneingänge auch positiv auf die Rechnungsbearbeitung auswirken und die zentrale Verwaltung entlasten.

Es wird zeitnah zunächst mit der Implementierung der neuen Zeiterfassung über SAP SuccessFactors begonnen und wir werden Sie rechtzeitig über anstehende Änderungen und Schulungen und Trainingsmaßnahmen zu den neuen Produkten informieren.  

Technologietage der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe

Vom 3. bis 4.2.2021 fanden erneut die die alljährlichen DSAG Technologietage statt, dieses Jahr natürlich als virtuelle Veranstaltung.

Wie immer wurden viele spannende Themen beleuchtet und vorgestellt. Der Fokus lag dabei vor allem auf den Themen Hyperchange, Entwicklungsplattformen, Cloudbetrieb und Microservices.

Interessierte Anwender können sich einen Überblick unter dem Link [1] verschaffen - dort gibt es auch Verweise auf die bei Youtube gespeicherten  Keynotes zur Veranstaltung.

Bei besonderem Interesse zu spezifischen Themen der Agenda können weitere Informationen über das HIZ bezogen werden.

Darüber hinaus empfehlen wir dem interessierten Publikum auch die Seiten der DSAG, z.B. deren Leitfaden [2].

Links:
[1]: dsagtechtage.plazz.net
[2]: www.dsag.de/leitfaeden

Mehrfaktorauthentifizierung (auch) in Corona-Zeiten

Von Seiten der Sicherheitsbeauftragten der Hochschulen wird seit geraumer Zeit eine Mehrfachauthentifizierung bei der Anmeldung an Diensten des HIZ gefordert. Sie kennen diese Verfahren z.B. vom Online-Banking, wo Sie neben Zugangskennung und PIN auch Transaktionsnummern eingeben müssen, die Ihnen z.B. über eine Smartphone-App zugesandt werden.

Die gesetzlichen Vorgaben erlauben verschiedene Kombinationen von möglichen Faktoren, z.B. der Besitz eines bestimmten Gegenstandes wie einem Schlüssel, biometrische Charakteristika oder geheimes Wissen, wie einem Passwort.

Der passwortgeschützte Zugang zu den HIZ-Diensten ist langjährig bewährt und bleibt natürlich erhalten. Ergänzt wird er aber durch zusätzliche Abfragen. Erschwert wurde die Auswahl des zweiten Sicherheitsfaktors durch die Corona-bedingte Unterscheidung zwischen Präsenzarbeit an den Hochschulstandorten und der Arbeit im Home Office.

Wir haben uns für zwei unterschiedliche Verfahren entschieden, die im Folgenden kurz erläutert werden.

a) Präsenz am Campus
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Bei den an den Hochschulstandorten tätigen Beschäftigten nutzen wir die Kombination aus Passwort und Standort-Nachweis. Basis ist eine HIZ-App für das Smartphone. Nach Eingabe von Kennung und Passwort erhalten Sie eine Gebäudenummer des jeweiligen Campus. An den Haupteingängen der einzelnen Gebäuden werden wir QR-Codes installieren, die Sie mit Ihrem Smartphone in der HIZ-App scannen können, womit Sie Ihre Anwesenheit am Standort nachweisen. Zurück am Arbeitsplatz können Sie nun loslegen.

(Für Beschäftigte ohne Smartphone werden unter den QR-Codes Kennnummern zur händischen Eingabe aufgedruckt.)

b) Arbeiten im Home Office
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Für den Bereich Home Office müssen wir natürlich ein alternatives Verfahren einsetzen. Als Maßgabe nehmen wir die Räume, in denen Sie üblicherweise Ihre Home Office-Zeiten verbringen. Das Verfahren funktioniert so, dass Sie mit Ihrer Notebook-Kamera ein Bild des "normalen" Hintergrunds aufnehmen, vor dem Sie arbeiten - ohne Sie selbst. Dieses Bild laden Sie dann auf die Server des HIZ. (Derzeit möglich ist die Ablage von drei unterschiedlichen Hintergründen, da ja unter Umständen auch in mehreren Räumen abwechselnd gearbeitet wird.)

Nach der Anmeldung per Kennung und Passwort wird von der Anmeldeseite aus automatisch ein Foto geschossen und mit den hinterlegten Raumfotos abgeglichen. Auf diese Weise kann unsere Software erkennen, ob Sie tatsächlich in einem angemeldeten Raum arbeiten.

Sie müssen natürlich darauf achten, dass sich der Hintergrund nicht allzu sehr verändert. Körbe mit Bügelwäsche können sich negativ auf die Raumerkennung auswirken, streunende Katzen beeinflussen die Software hingegen nicht.

Zur korrekten und vor allem raschen Erkennung der Hintergründe kommt ein System mit künstlicher Intelligenz zum Einsatz. Da dedizierte KI-Hardware noch sehr teuer ist, setzen wir einen Cluster aus ausgedienten Android-Handys und -Tablets ein. Die dort implementierte KI-Hardware reicht aus, um eine ordentliche Bilderkennung zu gewährleisten. (iPhones wären zwar leistungsfähiger, Apple macht es einem aber nicht gerade leicht, selbst entwickelte Software auf iPhones zum Laufen zu bringen.)

Wenn Sie Fragen zu diesem neuen Authentifizierungsverfahren haben, wenden Sie sich bitte an unsere Service-Abteilung oder an die Redaktion der HIZ-Info. Wir helfen gerne.

Sonderpreise bei Dell für Studierende und Bedienstete

Die Firma Dell bietet den Studierenden [1] und Bediensteten [2] der saarländischen Hochschulen (UdS, HTW, HFM, HBK) Rabatte für Geräte und Services, welche für den privaten Gebrauch gekauft werden, an. Weiterhin ist die Lieferung kostenfrei.

Gehen Sie auf die Dell Advantage-Startseite und melden Sie sich mit Ihrer Hochschul-E-Mail-Adresse an. Sie bekommen dann per E-Mail Gutscheincodes, die Sie bei Ihrer Bestellung im Warenkorb anwenden können.

Folgende Mail-Domänen sind freigeschaltet: @uni-saarland.de, @mx.uni-saarland.de, @stud.uni-saarland.de, @hiz-saarland.de, @htwsaar.de, @hfmsaar.de, @hbksaar.de

Links:
[1]: www.dell.com/de-de/shop/dell-advantage/cp/students
[2]: www.dell.com/de-de/shop/dell-advantage/cp/academic_staff

Viele, viele Emoticons in Microsoft Teams

Tanzende Pinguine und aufgereckte Daumen sieht man in Teams-Unterhaltungen des öfteren. Wollen Sie aber mal etwas ungewöhnlichere Emoticons in den Chat einbringen, drücken Sie einfach den Doppelpunkt und einen oder zwei Buchstaben. Schon wird eine ganze Reihe von Zeichen dargestellt, deren Codierung mit den eingegebenen Buchstaben beginnen.

Wussten Sie schon...

... dass Sie beim HIZ ein Veranstaltungs-WLAN beantragen können?

Bei Veranstaltungen ab 50 Teilnehmern können Sie ein solches für die Dauer der Veranstaltung buchen - es steht dann für Sie und Ihre Gäste exklusiv zur Verfügung. Dies ist an allen Standorten der betreuten Hochschulen möglich.

Nähere Infos hierzu auf unseren Webseiten [1].

Für kleinere Events oder für einzelne Gäste können Sie auch Gastkennungen beantragen, sowohl an der UdS [2], als auch an der HTW [3].

Links:
[1]: www.hiz-saarland.de/dienste/wlan/veranstaltungen
[2]: www.hiz-saarland.de/dienste/kennung/uds/gast
[3]: www.hiz-saarland.de/dienste/kennung/htw/gaeste